Le business en ligne étant en constante évolution, Microsoft Teams s’est rapidement imposé comme l’une des solutions majeures et incontournables pour les entreprises. C’est également le Covid qui a permis ce déploiement rapide de l’application Microsoft.
La capacité de Teams à intégrer communication, collaboration, et la gestion de projets en un seul lieu en fait une solution puissante, mais qui nécessite d’être bien cadrée quand il s’agit d’assurer la modération des chats et/ou groupes.
Présentation de Microsoft Teams
Microsoft Teams, depuis son lancement, a révolutionné la manière dont les entreprises collaborent. En tant que hub pour le travail d’équipe, Teams offre des fonctionnalités comme les réunions vidéo (visio-conférences), le partage de fichiers, et l’intégration d’applications tierces.
Son interface intuitive facilite la collaboration en temps réel, permettant aux équipes de travailler ensemble de manière plus efficace, et ce, peu importe leur emplacement géographique. Une des solutions qui s’est révélée indispensable pendant et après la période du Covid quand le télétravail a été instauré.
Les fonctionnalités essentielles
L’une des plus grandes forces de Teams réside dans sa capacité à intégrer diverses fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent facilement passer des chats aux appels vidéo, collaborer sur des documents en temps réel, ou organiser des réunions. Cette intégration relativement fluide permet que aux équipes d’une entreprise de rester connectées et productives, tout en minimisant les interruptions et les délais.
Fonctions-clés :
- Chat et appels vidéo.
- Intégration avec les applications Microsoft et tierces.
- Partage de documents et collaboration en temps réel.
Les avantages pour les entreprises
Microsoft Teams offre de très nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes d’efficacité et de productivité, tout en créant du lien entre les collaborateurs d’une entreprise.
La centralisation des communications et des ressources au sein d’une seule plateforme unique, réduit déjà la nécessité de devoir jongler entre différents outils. Tandis que les fonctionnalités avancées en matière de sécurité et de conformité, assurent que les données de l’entreprise restent sécurisées.
Avantages majeurs :
- Amélioration de la communication interne.
- Facilitation du travail à distance.
- Sécurité et conformité.
La modération dans Teams : Pourquoi et comment ?
Avec le développement et l’augmentation des communications en ligne, la modération dans Teams est devenue essentielle pour maintenir un environnement de travail sain et respectueux pour l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise.
Il est donc nécessaire de considérer l’importance de la modération et de pouvoir l’appliquer efficacement au sein de Teams. C’est d’autant plus vrai pour les grosses structures ou plusieurs milliers de collaborateurs sont en capacité d’intervenir sur l’outil de Microsoft.
L’importance de la modération
La modération dans Teams est importante pour prévenir les conflits et maintenir un environnement de travail professionnel. Elle aide à gérer les nombreuses interactions et assure que les communications restent productives et respectueuses.
La modération est également essentielle pour le respect des valeurs, la politique de l’entreprise et la conformité légale. Ainsi la culture de l’entreprise doit être au cœur de la modération en complément du rôle qui vise à atténuer les conflits, la viralité des commentaires négatifs, etc.
Les rôles et responsabilités des modérateurs
Les modérateurs doivent premièrement jouer un rôle clé sur la surveillance des communications dans Teams. Ils ont la responsabilité de gérer les droits d’accès, de surveiller et de répondre aux contenus inappropriés, ainsi que de maintenir l’ordre. Les modérateurs doivent (ré)équilibrer la liberté d’expression dans le respect des directives et des valeurs de l’entreprise.
C’est ici le rôle d’une modération active dans les grandes lignes. Au-delà chaque entreprise est responsable des collaborateurs autorisés à intervenir sur les chats de Teams, tout en instaurant un schéma de gouvernance pour éviter les incompréhensions, les interprétations et la redondance des éventuels problèmes rencontrés.
Pour éviter la duplication des remontés d’informations en interne, entre autres, il est important d’adopter l’une de ces deux solutions :
1. Définir un rôle de modérateur unique avec d’éventuels suppléants. Un modérateur unique permet une meilleure compréhension des intervenants à terme avec des éléments de réponse et un langage qui sera facilement (re)connu de tous. Le but est d’éviter de rencontrer des problèmes de communication qui génère des interprétations et une escalade de commentaires qui s’imbriquent les uns dans les autres où chacun veut imposer sa vision. Un modérateur aura les clés pour faciliter et fluidifier la communication entre tous les collaborateurs, tout en redirigeant les problèmes vers les bons interlocuteurs.
2. Définir un responsable par équipe en interne. Le responsable est le représentant d’une équipe qui a pour mission de collecter les problèmes et les urgences et de les remonter dans le chat. Le responsable remonte les infos et assure le suivi à ses équipes, pour éviter que chacun intervienne et que les infos se dupliquent. De plus chacun ayant ses propres éléments de langage, la confusion et l’interprétation peuvent vite survenir et ralentir la solvabilité des problèmes.
Le modérateur devra également veiller à rédiger une charte de déontologie et d’utilisation de Teams en interne. Ces documents seront référents en cas de modération, censure, suppression de contenu ou autre.
Les outils et fonctionnalités de modération dans Teams
Teams offre divers outils pour aider et accompagner à la modération, y compris des options pour restreindre les droits de publication, signaler et supprimer des messages inappropriés, ainsi que mettre en place des alertes pour des mots-clés spécifiques.
Ces outils permettent aux modérateurs de maintenir un contrôle sur le contenu sans étouffer la communication « libre et ouverte ». Tout dépendra de la solution adoptée en matière de modération, mais dans ce cas il s’agit de nommer un modérateur qui sera le lien à privilégier entre les différents collaborateurs de l’entreprise.
En aparté le modérateur peut être ici un community manager, qui aura pour rôle d’animer en plus les différents fils de conversation et de délivrer des contenus à diffuser en interne.
Gestion des chats dans Teams : Best practices !
Les chats dans Teams sont l’épine dorsale de la communication quotidienne dans de nombreuses entreprises. Ce chapitre se concentrera sur les meilleures pratiques pour gérer les chats dans Teams, en s’assurant que les conversations restent productives et organisées.
Parmi les meilleurs pratiques au sein des chats dans Teams, référez-vous en amont sur la solution à adopter en matière de modération. Vous aurez les premiers éléments à mettre en place pour ensuite embrayer sur la gestion des chats.
La création et l’organisation des chats
La création et l’organisation efficaces des chats sont essentielles pour une communication fluide dans Teams. Il est important de structurer les chats par équipe ou projet, en utilisant des canaux dédiés. Cela aide à maintenir l’ordre et à faciliter la recherche d’informations pertinentes.
Éthique et bonnes pratiques dans les chats
Une éthique claire et des bonnes pratiques doivent être établies pour les chats. Cela inclut des règles sur la manière de communiquer, le partage de fichiers, et la gestion des notifications. De telles directives aident à prévenir les malentendus et à maintenir un niveau de professionnalisme. Ces éléments sont à rapprocher des chartes à mettre en place.
Gestion des problèmes et des conflits
La gestion des problèmes et des conflits dans les chats est essentielle, et à ce stade c’est le modérateur ou le community manager qui en sera le garant. Les community managers doivent être formés pour reconnaître et gérer les conflits au sein de Teams, en utilisant des techniques de résolution de problèmes et en se référant aux politiques de l’entreprise si nécessaire.
La sécurité et la conformité dans l’utilisation de Teams
Dans un monde digital où la sécurité des données et la conformité réglementaire sont primordiales, il est essentiel que les outils de communication comme Teams respectent ces critères.
Les fonctionnalités de sécurité dans Teams
Teams offre des fonctionnalités avancées de sécurité pour protéger les données et les communications de l’entreprise. Cela inclut le chiffrement des données, la gestion des accès, et l’authentification multi-facteurs. Ces mesures de sécurité garantissent que les informations sensibles restent protégées.
La conformité réglementaire
Teams est conçu pour être conforme aux réglementations internationales telles que la RGPD. Il offre ainsi des fonctionnalités pour l’archivage des données, la conservation des documents, et l’audit, ce qui est indispensable à ce jour pour les entreprises soucieuses du respect des normes légales.
Les bonnes pratiques pour les utilisateurs
Pour faire focus sur tous les aspects de la sécurité et la conformité dans l’utilisation de Teams, il est important de sensibiliser et de former les collaborateurs de son entreprise. Les entreprises doivent également établir des politiques internes et claires pour guider l’utilisation de Teams.
L’intégration de Teams dans l’écosystème de l’entreprise
Teams est conçu pour s’intégrer harmonieusement dans l’écosystème technologique d’une entreprise. Ce chapitre explore comment Teams peut être intégré de manière transparente pour maximiser son potentiel.
L’intégration avec les autres outils Microsoft
L’intégration de Teams avec d’autres outils Microsoft comme Office 365, SharePoint, et OneDrive améliore la productivité et la collaboration. Un réel plus pour ceux qui ont adopté l’écosystème Microsoft au sein de leur entreprise.
Cette synergie permet aux utilisateurs de pouvoir travailler de manière plus efficace et plus productive, en ayant accès à toutes leurs ressources dans un seul endroit.
La synergie avec des applications tierces
Microsoft Teams permet également une intégration avec des applications tierces, ce qui étend considérablement ses capacités. Les entreprises peuvent ainsi personnaliser leur expérience Teams en ajoutant des applications qui répondent aux besoins spécifiques des équipes et des projets à gérer.
La personnalisation et l’automatisation dans Teams
Teams offre la possibilité de créer des bots et des outils d’automatisation pour améliorer l’efficacité. Ces fonctions de personnalisations peuvent aider les entreprises à automatiser les tâches répétitives et à rationaliser leurs processus de travail.
